Mnogi mislijo, da že pošiljajo e-račune, ker račun izvozijo v PDF in ga priložijo e-pošti. Vendar PDF z vidika zakona ni e-račun. Z obveznostjo B2B e-računov od 1. 1. 2028 je razumevanje te razlike ključno — sicer boste mislili, da ste skladni, pa ne boste.
E-račun je strukturiran, strojno berljiv dokument v standardu e-SLOG (ali EN 16931 po dogovoru), ki ga lahko prejemnikov sistem samodejno prebere in obdela. Podatki, kot so znesek, DDV in partner, so v natančno določenih poljih, ne le natisnjeni kot besedilo na sliki.
PDF je v bistvu slika ali zapis računa, namenjen človeškemu očesu, ne računalniški obdelavi. Prejemnikov sistem iz PDF ne more zanesljivo in samodejno izluščiti strukturiranih podatkov. Zato PDF ne ustreza definiciji e-računa po e-SLOG in z vidika obveznosti 2028 ne šteje kot e-račun.
Strojno berljiv e-račun (e-SLOG) je v formatu, ki ga programska oprema razume polje za poljem in podatke samodejno knjiži. Slika računa (PDF, sken, fotografija) zahteva, da človek podatke prepiše. Prva oblika je hitra in zanesljiva, druga ne izpolnjuje zakonskih zahtev za e-račun.
Ne. Od 1. 1. 2028 morajo podjetja v B2B izmenjavi pošiljati strukturirane e-račune v e-SLOG. PDF po e-pošti te zahteve ne izpolni, tudi če vsebuje pravilne podatke. Če danes pošiljate le PDF, do roka potrebujete rešitev, ki ustvarja in pošilja prave e-SLOG e-račune.
Preverite, ali vaša programska oprema ustvarja datoteko v formatu e-SLOG in jo pošlje prek omrežja ali posrednika, ne le kot PDF prilogo v e-pošti. Če v izvozu ne vidite e-SLOG (XML) zapisa, najverjetneje pošiljate slike računov, ne e-računov.
