1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

ProEntry, digitalizacija poslovnih procesov, Matej Ribič s.p.

Hrib nad Ribčami 6A, 1281 Kresnice

E-pošta: info@proentry.si

Država: Republika Slovenija

2. Katere osebne podatke obdelujemo

Obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

a) Podatki uporabnikov

ime in priimek,
e-poštni naslov,
telefonska številka (če jo uporabnik vnese),
podatki o prijavi in uporabi sistema.

b) Podatki o podjetju uporabnika

naziv podjetja,
davčna številka,
naslov,
dejavnost,
podatki o poslovnih prostorih (če relevantno).

c) Podatki o strankah uporabnikov

ProEntry deluje tudi kot obdelovalec podatkov v imenu uporabnika. To vključuje:

ime stranke,
kontaktne podatke,
podatke na računih, ponudbah in terminah.

d) Finančni in davčni podatki

izdani računi,
DDV podatki,
podatki o plačilih,
fiskalni podatki (ZOI, EOR),
eRačuni za javni sektor (UJP).

e) Tehnični podatki

IP naslov,
podatki o napravi in brskalniku,
sistemski dnevniki (logi),
varnostni zapisi.

f) AI in OCR obdelava

podatki, ki jih uporabnik prostovoljno vnese ali naloži za AI onboarding ali OCR obdelavo (npr. dobavnice).

3. Namen obdelave podatkov

Osebne podatke obdelujemo za:

zagotavljanje delovanja platforme ProEntry,
izpolnjevanje zakonskih obveznosti (ZDDV-1, ZDavPR, FURS, UJP),
izdajo računov in poročil,
podporo uporabnikom,
zagotavljanje varnosti sistema,
izboljšavo funkcionalnosti (v anonimizirani ali agregirani obliki).

4. Pravne podlage

Podatke obdelujemo na podlagi:

izvajanja pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR),
zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR),
zakonitega interesa (člen 6(1)(f) GDPR),
privolitve, kadar je ta potrebna.

5. Posredovanje podatkov tretjim osebam

Podatki se lahko posredujejo:

državnim organom (FURS, UJP), kadar to zahteva zakon,
ponudnikom plačilnih storitev (npr. Stripe),
ponudnikom IT infrastrukture in gostovanja,
ponudnikom e-poštnih in obvestilnih storitev.

Podatkov ne prodajamo tretjim osebam.

Podizvajalci (obdelovalci podatkov)

Ponudnik	Namen	Lokacija
Stripe, Inc.	Obdelava plačil	ZDA (EU SCC)
Shopify Inc.	Spletna trgovina	Kanada / EU
Google LLC	Maps API, AI storitve	ZDA (EU SCC)
Resend Inc.	E-poštna sporočila	ZDA (EU SCC)
Supabase Inc.	Gostovanje baze podatkov	EU (Frankfurt)

6. Hramba podatkov

Roki hrambe po kategorijah

Kategorija	Rok hrambe	Pravna podlaga
Računovodski in davčni podatki	10 let	ZGD-1, ZDDV-1
Operativni dnevniki	2 leti	Zakoniti interes
Webhook podatki	1 leto	Zakoniti interes
Telemetrija	90 dni	Privolitev
Uporabniški profil	Do zaprtja računa	Izvajanje pogodbe

Podatki iz BETA okolja so lahko ob zaključku beta testiranja izbrisani ali anonimizirani.

7. Pravice posameznikov

Uporabniki imajo pravico do:

Dostop (člen 15 GDPR) — zahtevajte izvoz vseh vaših osebnih podatkov v strojno berljivem formatu (JSON/CSV) v nastavitvah aplikacije.
Popravek (člen 16 GDPR) — popravite vaše podatke neposredno v nastavitvah profila.
Izbris (člen 17 GDPR) — zahtevajte izbris osebnih podatkov v nastavitvah aplikacije. Podatki, ki jih moramo hraniti zaradi davčnih in računovodskih predpisov (ZGD-1, ZDDV-1), bodo pseudonimizirani, ne pa izbrisani. Zahteva bo obdelana v 30 dneh.
Omejitev obdelave (člen 18 GDPR) — zahtevajte omejitev obdelave vaših podatkov.
Prenosljivost (člen 20 GDPR) — prejmite vaše podatke v strukturirani obliki.
Ugovor (člen 21 GDPR) — ugovarjajte obdelavi vaših podatkov.

Zahteve za izvoz ali izbris podatkov lahko oddate neposredno v aplikaciji pod Nastavitve → Zasebnost ali na info@proentry.si.

8. Varnost podatkov

Uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, vključno z:

nadzorom dostopa (RLS),
beleženjem dostopov,
zaščito pred nepooblaščenim dostopom.

9. Piškotki

ProEntry uporablja nujne piškotke za delovanje sistema ter po potrebi analitične piškotke. Upravljanje piškotkov je omogočeno prek obvestila ob prvem obisku.

Več informacij najdete na strani Politika piškotkov.

10. Spremembe politike

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Spremembe bodo objavljene v aplikaciji in na spletni strani.