Mnogi mislijo, da pošiljanje računa v PDF obliki po e-pošti pomeni izdajo e-računa. Pravno in tehnično to ni res. Pojasnimo, kaj je pravi e-račun, zakaj je njegova struktura ključna in kako se razlikuje od navadnega digitalnega dokumenta.
E-račun je račun, izdan, poslan in prejet v strukturirani elektronski obliki, najpogosteje kot XML datoteka. Ta oblika omogoča, da ga sistem prejemnika samodejno prebere in obdela brez ročnega vnosa. V Sloveniji je osnovni standard e-SLOG.
PDF je elektronska slika računa, namenjena branju s strani človeka. Računalnik iz njega ne more samodejno izluščiti podatkov brez dodatne tehnologije. E-račun pa ima vsak podatek jasno označen v strukturi, zato ga sistem takoj razume. Zato PDF po e-pošti ni e-račun v pravnem smislu.
Glavna razlika je strukturiranost. E-račun je strojno berljiv (XML), PDF pa le vizualno berljiv. E-račun omogoča avtomatsko knjiženje, plačila in arhiviranje, PDF zahteva ročno prepisovanje. To pomeni manj napak, hitrejšo obdelavo in nižje stroške administracije.
Da. E-računi pogosto vsebujejo tako strukturirani del (XML) kot človeku prijazno vizualno predstavitev (npr. vgrajen PDF za pregled). Tako sistem prejemnika obdela podatke samodejno, oseba pa lahko po potrebi pogleda klasično obliko računa.
Ker bo od 1. januarja 2028 izmenjava e-računov v B2B poslovanju v Sloveniji obvezna po zakonu ZIERDED. Vsi s.p., obrtniki in podjetja bodo morali izdajati strukturirane e-račune. Razumevanje razlike med e-računom in PDF-jem je prvi korak k pravočasni pripravi.
